1. juli 2017 åpnes det for elektronisk signatur av selskapsdokumentasjon. Aksjeloven § 1-6 endres, og elektronisk signatur blir likestilt med fysisk signatur. I tillegg åpnes det for elektronisk oppbevaring av dokumenter, med krav om å ha sikkerhetskopier. Det åpnes også for å gjennomføre generalforsamlingen uten fysisk møte.
Aksjeloven får en ny bestemmelse i § 1-6 hvor kravene til dokumentasjon bygger på samme prinsipper som vi kjenner fra bokføringsloven. Dokumentasjon skal utarbeides og oppbevares på betryggende måte, være i lesbar form og være tilgjengelig fra Norge. Elektroniske løsninger kan om ønskelig brukes. Elektronisk signatur blir sidestilt med signering på papir. Sikkerhetsnivået for elektronisk signatur fastsettes i forskrift. Styret gis i tillegg hjemmel til å bestemme hvordan meldinger mv. til aksjonærene skal gis, gitt at utsendelsene gis på betryggende og hensiktsmessig måte. Det må informeres i rimelig tid før ny kommunikasjonsmåte tas i bruk. Dette innebærer at e-post kan brukes. Kravene til aksjeeierbok utvides ved at det nå må inntas digital adresse på hver enkelt aksjonær. Her får selskapene noe tid på seg, så lovkravet trer først i kraft fra 1. januar 2018. Her er det verdt å merke seg at de digitale adressene ikke uten videre er tillatt å videreformidle. Aksjonærenes meldinger mv. til selskapet kan alltid sendes som ordinær post til selskapets registrerte adresse, og til digital adresse (f.eks. e-postadresse) og annen postadresse som selskapet har oppgitt.
Forenklet generalforsamling
Dersom ingen aksjonærer motsetter seg det, kan generalforsamlingen avholdes uten fysisk møte. Følgende regler skal gjelde:
1. Samtlige aksjeeiere skal gis mulighet til å delta i behandlingen av saken på egnet måte
2. Styremedlemmene og eventuelt daglig leder og revisor skal gis mulighet til å uttale seg om saken og kan kreve at saken behandles av generalforsamlingen i møte
3. Styreleder eller den som generalforsamlingen velger til å lede generalforsamlingsbehandlingen, skal sørge for at det føres protokoll
Ved slik forenklet generalforsamling er det ikke pålagt å følge de ordinære saksbehandlingsreglene som gjelder generalforsamling, jf. aksjeloven §§ 5-8 til 5-16.